Tone of voice: wat is het en wat kan dit voor jouw bedrijf betekenen?

Tone of voice: wat is het en wat kan de juiste toon voor jouw bedrijf betekenen?


Hoe bereik je jouw klanten met de beste spreekstijl?

Of je nu zzp’er of marketeer bent, of de tekstschrijver binnen een groter bedrijf: het vinden van de juiste toon voor jouw doelgroep kan van grote betekenis zijn. Tone of voice is de manier waarop je jouw doelgroep aanspreekt. Het lijkt misschien logisch om dicht bij je eigen spreek- of schrijfstijl te blijven omdat dat oprecht overkomt, en in zekere zin is dat ook zo. Maar weet jij tegen wie je precies praat? Kom erachter hoe je jouw doelgroep effectief kunt aanspreken met deze tips.

Tip! Geen tijd om alles te lezen? Check even de dikgedrukte stukjes tekst voor een snelle samenvatting. Vlieg je er zó doorheen!

 

Tijd om jouw tone of voice (en daarmee de juiste doelgroep!) te vinden

In het dagelijks leven zal je het vaak genoeg merken: we passen ons aan de gesprekspartner tegenover ons aan. Denk bijvoorbeeld aan de woorden en de houding die je gebruikt tegenover je hoogbejaarde buurvrouw. De kans is groot dat je haar beleefd aanspreekt en de gespreksonderwerpen gemakkelijk te volgen houdt. Een diepzinnige discussie over werkgerelateerde of politiek complexe zaken is waarschijnlijk niet haar favoriete hobby, en omdat we dat als mensen feilloos aanvoelen slikken we deze woorden meestal in. Voor dit soort gesprekken richt je je waarschijnlijk sneller tot je collega’s of vrienden met dezelfde interesses als jij. Maar bedenk je eens: hoe spreek jij je uit tegenover de verschillende typen mensen in je omgeving? Je partner, je kinderen, je gezin wanneer je iedereen bij elkaar spreekt, je buurman, je collega’s en zelfs alle verschillen binnen één groep.

Intuïtief voel je aan dat ”tante Gerda” jouw verhaal beter zal kunnen onthouden en begrijpen tijdens een verjaardagsfeestje als je jouw werkzaamheden in het dagelijks leven kort en bondig omschrijft zonder ingewikkelde vaktermen en kantoorpraat. Maar wanneer je je op diezelfde verjaardag na een paar biertjes en een schaal bitterballen wendt tot neef Dylan die ook op kantoor werkt krijgt het gesprek al een heel andere wending. Merk hierbij op dat in dit voorbeeld zelfs de twee namen ”Gerda” en ”Dylan” je ongetwijfeld al een beeld hebben gegeven van al dan niet fictieve personen die perfect aansluiten op dit plaatje.

We geloven allemaal dolgraag dat we uniek zijn. Mensen onderscheiden zich graag van anderen, en tegelijkertijd kunnen we de drang om onszelf met anderen te vergelijken nauwelijks weerstaan. Waarom? Omdat we tóch graag ergens bij willen horen en de fijne gesprekken met gelijkgestemden kunnen waarderen. Volgens bovenstaand voorbeeld zal je dan ook ongetwijfeld een voorkeur hebben voor een gesprek met ”Gerda” of met ”Dylan”. En aangezien jij als lezer op mijn website terechtgekomen bent vermoed ik zomaar eens dat je hier ”Dylan” zou kiezen.

Welke details vormen de juiste toon?

Nu je weet dat je niet iedereen op dezelfde manier kunt aanspreken als je hun aandacht wilt vasthouden, kun je opzoek gaan naar de dingen waarop je moet letten bij het vinden van de juiste toon in spreekstijl of schrijfstijl.

Woordkeuze

Het gebruik van de juiste woorden kan een groot verschil maken in de indruk die je wekt bij potentiële klanten. Mooie, lange zinnen zullen niet misstaan in een boek, maar als we kijken naar het gedrag van websitebezoekers dan zien we een veel grotere impact op koopgedrag wanneer de webteksten eenvoudig te begrijpen zijn. De trend is vooral mensen aan te spreken op een toon alsof je een fijne buur of oude bekende tegenkomt op straat. Enige beleefdheid is nog wel gepast, maar wanneer we te formeel aangesproken worden kan de afstand te groot worden tussen ”koper en verkoper”.

Het effectieve verschil van communicatie kan in kleine details zitten waar je gauw overheen kijkt. Stel je voor: je krijgt een e-mail met daarin een factuur in de bijlage. Dan klinkt ”de factuur staat klaar” of ”je factuur staat klaar” toch iets vriendelijker dan ”jouw factuur staat klaar”. In het laatste geval klinkt het toch een tikje agressief, alsof je iets verkeerd gedaan hebt. Het scheelt nauwelijks een paar letters en toch kan het veel doen met de tone of voice: de manier waarop je bij je klanten overkomt.

Zorg dat je jouw website overzichtelijk en makkelijk te scannen houdt door middel van korte alinea’s en compact geformuleerde zinnen. Wij mensen hebben altijd haast en dus geen tijd om zwaar gedetailleerde teksten te lezen. Zorg dat je bezoekers meteen weten wat ze aan je hebben. Een directe aanspreektoon leest lekker weg en houdt de aandacht van de lezer vast. Maar pas op dat je niet té direct door de bocht vliegt met het gevaar dat je boodschap te bot over komt. Een handige tip om je eigen toon te testen is hardop voorlezen. Lees je webteksten eens hardop voor jezelf voor, of nog leuker: laat het doen door een online tool of app.

Zakelijk of informeel?

Wanneer mensen de afweging maken tussen een zakelijke of informele schrijfstijl gaan ze vaak uit van de noodzaak in beleefdheid. ”Moet ik mijn klanten met ”u” aanspreken of mag ik ze tutoyeren?” In plaats van jezelf af te vragen wat beter of netter is in zijn algemeenheid, zou ik willen voorstellen om je eens af te vragen wat passend is voor jouw persoonlijke doelgroep. Maar over het algemeen is de informele vorm van schrijven (en spreken) toch wel gebruikelijk, vooral onder de jongere doelgroepen. Mocht je twijfelen, dan is tutoyeren een veilige keuze. In een wereld vol massaproductie en een overkill aan reclames en aanbiedingen die constant over ons heen uitgestort wordt, worden we graag persoonlijk benaderd.

Humor als communicatiemiddel

Het is niet makkelijk, maar als je het goed doet kun je humor gebruiken als onderdeel van je tone of voice. Coolblue en Bol.com zijn twee bedrijven die dit geweldig onder de knie hebben. De droge humor en woordgrappen vallen niet alleen op bij de gemiddelde websitebezoeker, maar er wordt ook mee gecommuniceerd via bijvoorbeeld social media. De vriendschappelijkheid die ze ermee uitstralen trekt mensen aan en verbindt. Klachten worden met een knipoog opgelost en zelfs negatieve berichten zoals e-mails over uitverkochte producten worden door de lezers een stuk lichter opgepakt dan wanneer de tekst formeel en zakelijk geweest zou zijn. Uiteraard heeft lang niet iedereen de luxe positie om hier een team aan grappenmakers voor in te huren, maar als je goed kijkt hoe zij het aanpakken en je hebt er zelf een beetje gevoel voor dan zou je je hier eens aan kunnen wagen.

Pas wel op met de vorm van humor die je gebruikt. In veruit de meeste gevallen zijn woordgrappen de meest toegankelijke vorm, bijvoorbeeld in social media uitingen. Hou het leuk voor alle partijen, doe alles met een knipoog en zorg dat je niemand kwetst.